BustIT

Warum?

Viele Software-Unternehmen veröffentlichen umfangreiche, integrierte Systeme. In ihrer internen Verwaltung arbeiten sie jedoch mit unterschiedlichen Software-Produkten.
So werden mit dem Bugtracker Tickets erfasst, die abzurechnenden Stunden werden manuell in Listen geführt und diese zu Anfang eines jeden Monats, teils manuell, in Rechnungen zusammen gefasst.

Wäre es hier nicht schön, ein integriertes System zu haben?

Genau vor dieser Frage standen wir auch. Gerade der Rechnungsdruck machte bei uns durch den manuellen Export aus einem Fremdsystem erhebliche Probleme. Grund war hier vor allem das datenliefernde Programm, welches die eingegebenen Daten nicht validierte und somit auch Falscheingaben zuließ.

Mit der Einführung von Office365 in unser Unternehmen beschlossen wir schließlich ein eigenes, auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenes System zu entwickeln.

Das erste System basierte dabei auf das in Office365 enthaltene Sharepoint365. Hier stießen wir jedoch insbesondere im Bereich Bugtracking schnell an dessen Grenzen.

Letztendlich entschieden wir uns daher für die Produkte der Firma Jetbrains, die mit YouTrack ein professionelles Bugtracking-System anbietet. Mittels REST-Calls in BustIt eingebunden werden hier die für die Stundenerfassung und dem Rechnungsdruck benötigten Informationen dynamisch aus Youtrack heraus abgerufen und in BustIt übernommen.

Anfangs aus Stundenerfassung und Rechnungsdruck bestehend wurde BustIt im Laufe der Zeit noch um die Module Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung ergänzt.

Übersicht der Module

Stammdaten

Unsere Kunden haben bei uns ein oder mehrere Abrechnungsprojekte.

Zu diesen Abrechnungprojekten wird das entsprechende YouTrack-Projekt hinterlegt. Bei der Projekt-Stunden-Erfassung wird der Text aus dem Issue für den Rechnungsdruck gezogen. 

Preislisten und Wartungsverträge können mit diesem Abrechnungsprojekt verknüpft werden. 

Kontigente werden hier ebenfalls hinterlegt

Projekt-Stunden

Hier erfasst jeder Mitarbeiter nur die Anzahl der Stunden, für welchen Kunden und auf welches Ticket diese Stunden fallen. Durch die Integration von Youtrack können die Auswertungen des Trackers benutzt werden.

Rechnungsdruck

Projektstunden, Wartungspauschalen, Kontingente. All diese Begriffe sind spätestens zu Anfang eines jeden Monats aktuell wenn es um den Druck von Rechnungen geht. All diese Themen werden durch das Modul Rechnungsdruck von BustIt vereinfacht.

Angefallene Projektstunden werden ermittelt und mit den Kosten wie Reisekosten sowie etwaigen Wartungspauschalen zu Rechnungen zusammen gefasst.

Am Anfang des Monats wird der vorherige Monat mit den Projekt-Stunden abgerechnet. Auch fällige Zahlungen für Wartungsverträge werden berücksichtigt. Diese können ausgedruckt, oder per Mail an den Kunden versendet werden.

Urlaubsverwaltung

In der erfolgreichen Projektarbeit ist die Planung und Abstimmung der Urlaubszeiten essentiell für den Erfolg des Projektes und der Zusammenarbeit mit dem Kunden.

Das Modul Urlaubserfassung bietet hier die Möglichkeit, die Urlaube und Fehlzeiten jedes einzelnen Mitarbeiters zu verwalten.

Der Workflow wird hier vom Urlaubsantrag über die Genehmigung bis hin zum automatischen Eintragen des Urlaubes in den Outlook-Kalender und der BustIt-Stundenerfassung durch Mails an Geschäftsführung und Mitarbeiter unterstützt.

Anwesenheit

Die klassische Stempeluhr war gestern!

Heutzutage werden die Arbeitszeiten von Mitarbeitern per RFID-Chip erfasst und in einer Datenbank abgespeichert.

Das Modul Anwesenheit von BustIt geht hier noch einen Schritt weiter: Per Tablet und angeschlossenem RFID-Reader werden hier zwar ebenfalls die Zeiterfassungsdaten erfasst und persistiert.

Zusätzlich bietet das System die Möglichkeit die Anwesenheitszeiten mit den per Stundenerfassungs-Modul erfassten Daten abzugleichen und somit mögliche Differenzen zu vermeiden. Der Mitarbeiter kann hierbei jederzeit seine Daten kontrollieren und eventuelle Fehlbuchungen per Antrag korrigieren lassen.

In Zusammenarbeit mit dem Kanban-Board dient das Tablet zusätzlich als Multifunktionsterminal für die unterschiedlichsten Aufgaben.

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